Para directores de eventos y trade-show managers
Escaneaste 2.000 badges. Solo 600 llegaron al CRM. ¿Dónde fue el resto?
Escáner de badges con IA al 96% de precisión bajo luces de feria. Owner-ID por turno de stand. Sincronización CRM nativa en menos de 30 segundos.
Por qué el ROI de eventos nunca cuadra
Tres razones por las que el presupuesto de la conferencia se cuestiona.
$80k
Por evento mayor, la mitad se pierde.
Stand, merchandising, vuelos, cena post-evento. Te has gastado ochenta mil. La mitad de los leads que tus comerciales recogieron en papel acaban en la papelera del hotel el viernes.
2,000 - 600
Escaneados a pipeline.
Los comerciales escanean 2.000 acreditaciones con el lector de leads del stand. Solo 600 llegan a Salesforce porque la exportación tarda una semana, el formato falla y tres comerciales se van antes de reconciliar.
'We think so'
La respuesta menos favorita del CFO.
"¿Cuánto pipeline generó Web Summit?" "Creemos que sí." Lead source = "Desconocido" en el 40% de los contactos. El presupuesto de eventos del año que viene se recorta porque nadie puede demostrar que el del año pasado funcionó.
Un escáner pensado para la realidad de la feria
Del clic del obturador al CRM listo, antes de que termine el turno del stand.
Escáner que aguanta luz mala y reflejos del lanyard. El QR de la acreditación es la superficie más fiable; los nombres impresos son el respaldo. La IA limpia desenfoques, reflejos y oclusiones parciales. 96% de precisión por campo bajo iluminación real de feria, no en un laboratorio.
Owner ID por turno de stand, integrado al escanear. Programa los comerciales por turnos. Cada escaneo asigna automáticamente el owner ID del CRM. El lead pertenece a quien estaba en el stand cuando llegó el prospect, no a quien se acuerde a fin de trimestre.
CRM listo antes de que termine el turno. El lead aterriza en HubSpot, Salesforce o Pipedrive en menos de 30 segundos: owner ID puesto, lead source = nombre del evento, deduplicado contra contactos existentes. El marketing automation dispara la secuencia de bienvenida antes de que el prospect salga del recinto.
Capacidades
Lo que los equipos de eventos necesitan en el suelo.
No un dispositivo de captura que no habla con nada: un escáner real conectado al CRM que aguanta un día de stand de 14 horas.
Escáner de badges con IA
Lee QR de acreditaciones, lanyards y tarjetas de papel. 96% de precisión por campo bajo luz de feria.
Listo para offline
Los escaneos se encolan localmente cuando se cae el Wi-Fi. Push automático al reconectar. Sin leads perdidos a las 2 de la tarde.
Owner ID por turno
Cada escaneo del comercial estampa su owner ID del CRM. Atribución por turno cocinada, sin reasignación manual.
Auto-tagging por evento
Crea el preset del evento una vez. Cada escaneo lo hereda. El informe del viernes se desglosa por evento en una sola consulta.
Push al CRM en tiempo real
HubSpot en vivo; Salesforce, Pipedrive, Dynamics a continuación. Lead en el CRM en menos de 30 segundos desde el escaneo.
Dashboard de ROI por evento (próximamente)
Coste por lead por evento, por stand, por turno. El CFO recibe líneas concretas, no intuiciones.
Lo que cambia para el equipo de eventos
Del primer evento a la revisión del presupuesto.
First event
2.000 → 1.950 en CRM.
Primera feria con HeyDrop. Los comerciales escanean por turnos. Los leads fluyen a HubSpot en tiempo real. El viernes por la mañana el informe está listo, no es un proyecto de una semana.
Quarter 1
El tiempo de toque baja a 6 horas.
La urgencia de la feria se preserva. El primer email de la secuencia se dispara el mismo día. La conversión de leads de evento sube porque el prospect aún recuerda la conversación en el stand.
Year 1
Presupuesto de eventos defendido con datos.
El CFO hace la pregunta. Le entregas el informe: pipeline por evento, por stand, por turno. El presupuesto del año que viene se aprueba sin pelea.
96%+
Precisión de escaneo de badges
<30s
De escaneo a CRM listo
Live
Sync bidireccional con HubSpot
Offline
Cola cuando muere el Wi-Fi
De equipos de eventos
Equipos de feria que finalmente probaron el ROI.
“HeyDrop ayudó a nuestro equipo de ventas a captar 3 veces más leads en CES 2026. El escáner con IA cambia las reglas en las ferias.”
“Desplegamos HeyDrop en más de 200 empleados en una semana. Marca consistente, cero quebraderos para IT.”
Un flujo de trabajo real
Web Summit 2026, cuatro reps, tres días, 2.000 badges.
Día a día: cómo una feria real se convierte en pipeline limpio para la revisión de marketing del viernes.
Day 1 booth
Cuatro comerciales en turnos de 4 horas. Cada escaneo estampa etiqueta del evento + etiqueta de turno + owner ID. El Wi-Fi se cae 90 minutos; los escaneos se encolan en local y entran cuando vuelve. Al cierre: 700 leads en HubSpot, atribución completa.
Day 2 home base
RevOps se despierta con el segmento. Las secuencias se disparan según la zona horaria de cada lead. Primeras demos agendadas. Rendimiento por turno visible en tiempo real: los managers ven qué turnos convirtieron mejor mientras la feria sigue en marcha.
Friday review
2.000 escaneos: 1.950 en CRM. Pipeline generado por Web Summit reportado en el standup del viernes. La decisión sobre el tamaño del stand del año que viene se toma con datos reales, no con intuición. La conversación con el CFO: media hora más corta.
Pensado para el stand
Aguanta un día de 14 horas.
Modo de captura amigable con la batería. Cola offline con preservación de timestamps. Dashboards por comercial en tu móvil. La infraestructura que permite a un equipo de eventos de 12 personas llevar cuatro ferias por trimestre sin perder un solo lead. Ver CRM Sync.
- ~3 segundos por escaneo, owner ID estampado: tres toques de extremo a extremo.
- Atribución por comercial y por turno: el rendimiento del stand se ve en directo.
- GDPR limpio: las imágenes de entrada se eliminan tras la extracción.
Planéalo para el próximo evento
Demuestra el ROI de la conferencia para el viernes.
Planes Teams desde 1,99 $/tarjeta/mes con cupos completos del escáner IA. Cuotas enterprise personalizadas para equipos de eventos de alto volumen.
FAQ del equipo de eventos
FAQ
¿Cómo se comporta el escáner con acreditaciones bajo iluminación baja de feria?
Construido para la realidad de las ferias: fluorescentes malos, plástico brillante de las acreditaciones, reflejos del lanyard. Escaneamos QR de acreditaciones (la superficie más fiable) más nombres impresos; la IA gestiona el desenfoque y la oclusión parcial. 96%+ de precisión por campo en acreditaciones estándar en nuestras pruebas.
¿Puedo asignar owner ID por turno de stand?
Sí. Cada escaneo del comercial estampa automáticamente su owner ID del CRM. Programa al equipo en turnos y el lead se atribuye de forma natural a quien estaba en el stand cuando llegó el prospect, sin reasignación manual en HubSpot a fin de trimestre.
¿Y los escaneos offline cuando se cae el Wi-Fi de la feria?
Los escaneos se encolan localmente. En cuanto el móvil reconecta, todos los escaneos en cola se mandan al CRM en orden con sus timestamps originales. Sin leads perdidos cuando el Wi-Fi del recinto cae a las 2 de la tarde.
¿Cómo de rápido puede escanear un equipo en hora pico?
Throughput real: un comercial de stand maneja unos 30 escaneos por hora cómodamente en hora punta, más rápido en turnos tranquilos. Mediana de tres segundos por escaneo; el cuello de botella es la conversación, no la herramienta.
¿Podemos etiquetar leads con el turno, el comercial y el evento al mismo tiempo?
Sí. Crea un preset de etiqueta del evento ("Web Summit 2026") y el comercial añade la suya de turno al empezar el día ("Martes-AM"). Cada escaneo hereda ambas etiquetas más el owner ID del comercial. La revisión de pipeline del viernes se desglosa por turno en un solo informe.
¿Funciona en eventos sin acreditación con tarjetas de papel?
Sí. El mismo escáner con IA lee tarjetas de papel con la misma precisión que las acreditaciones. Eventos mixtos (algunos con acreditación, otros con papel) parecen un único flujo de leads en el CRM.
¿Cómo medimos el ROI del evento a posteriori?
Saca el pipeline por etiqueta de evento en HubSpot o Salesforce. Coste por lead por evento, por stand, por turno: línea a línea. El presupuesto de eventos del año que viene se aprueba con números reales, no con intuición.